Communicabilité et Dérogation

La communication des documents que nous conservons est une des raisons d’être des archives départementales. Ainsi, la très grande majorité des archives conservées par notre institution est destinée à être un jour communiquée. Mais, selon son contenu, le document d’archives n’est pas immédiatement communicable.


Les délais de communicabilité : à quoi ça sert ?

À protéger votre vie privée. En effet, les délais de communicabilité des archives ont été élaborés dans un souci de protection des droits et des libertés collectives et individuelles. Parce que certains documents comportent des données personnelles ou compromettantes, des délais sont à observer avant que certains documents puissent être librement portés à la connaissance du public.


Existe-t-il des exceptions à ces délais ?

Des autorisations exceptionnelles de consultation de documents qui n’ont pas encore atteint le délai légal de communicabilités sont possibles. C’est ce que l’on appelle une dérogation. Pour l’obtenir, plusieurs étapes sont à respecter :

  1. Vous devez remplir un formulaire de dérogation dans lequel vous devrez motiver votre demande. Vous devrez ensuite l’envoyer aux archives départementales.
  2. Les archives départementales, après avoir consulté la/les cote(s) d’archives demandées, transmettent votre formulaire avec leurs commentaires au service qui a versé ces dossiers pour qu’il fasse part de son accord ou de son refus d’accorder une consultation par dérogation.
  3. Les archives départementales font parvenir le formulaire de dérogation avec avis du service versant au Service interministériel des Archives de France qui vous avertira directement de sa décision.

Cette procédure peut donc prendre plusieurs semaines. Il est important de bien préciser les raisons pour lesquelles vous souhaitez la dérogation : cela peut favoriser la procédure et évitera que les archives départementales aient à vous contacter pour demander plus de précisions.