Comment archiver ?
Archiver est une obligation légale pour les organismes publics (art. L 212-1 à L 212-3 du Code du Patrimoine).
L’archivage est une sélection permettant d’établir le devenir des documents au terme d’une durée d’utilité administrative fixée selon la nature des dossiers :
- Documents n’ayant plus d’utilité juridique ou administrative et ne présentant pas d’intérêt historique : documents à éliminer ;
- Documents ayant un intérêt historique : documents à conserver aux Archives départementales ;
- Documents devant faire l’objet d’un tri.
Cette sélection est faite en lien entre le service versant et l’administration des archives. Pour certaines administrations, il existe des circulaires indiquant le devenir de chaque type de dossiers ; en l’absence de tels documents, des tableaux de gestion sont réalisés au niveau local de manière concertée.
Les éliminations
Le visa préalable de la direction des Archives départementales est obligatoire avant toute destruction d’archives publiques (décret n° 79-1037, art. 16). Lorsqu’un service souhaite éliminer des dossiers, il doit adresser un bordereau d’élimination aux Archives départementales qui le lui renverra visé ou non, au vu de la validité juridique de l’élimination et de l’intérêt historique des documents.
Bordereau d’élimination à télécharger.
Les versements
En ce qui concerne les archives à valeur historique, un bordereau de versement permet d’identifier clairement les dossiers afin de faciliter les recherches futures.
Bordereau de versement à télécharger.
En cas de difficultés pour remplir ces bordereaux ou pour toute autre question relative à vos archives (gestion d’un arriéré, besoin de formation…), n’hésitez pas à nous contacter.
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