Réglement
Le Président du Conseil général des Hautes-Alpes,
- Vu la loi n° 78-753 du 17 juillet 1978 modifiée portant diverses mesures d’amélioration des relations entre l’administration et le public et diverses dispositions d’ordre administratif, social et fiscal ;
- Vu la loi n° 80-532 du 15 juillet 1980 relative à la protection des collections publiques contre les actes de malveillance ;
- Vu la loi n° 83-663 du 22 juillet 1983 modifiée relative à la répartition des compétences entre les communes, les départements, les régions et l’État ;
- Vu la loi n° 91-32 du 10 janvier 1991 relative à la lutte contre le tabagisme et l’alcoolisme ;
- Vu les articles L 211-1 à L 214-5 du Code du Patrimoine ;
- Vu les articles 322-2 et 433-4 du Nouveau code pénal ;
- Vu le décret n° 79-1038 du 3 décembre 1979 relatif à la communicabilité des documents d’archives publiques ;
- Vu le décret n° 79-1039 du 3 décembre 1979 relatif à la délivrance de visas de conformité des copies, reproductions photographiques et extraits des documents conservés dans les dépôts d’archives publiques ;
- Vu le décret n° 88-849 du 28 juillet 1988 relatif au contrôle scientifique et technique de l’État sur les archives des collectivités territoriales ;
- Vu le décret n° 92-478 du 29 mai 1992 fixant les conditions d’application de l’interdiction de fumer dans les lieux affectés à un usage collectif et modifiant le code de la santé publique (deuxième partie : décrets en Conseil d’État) ;
- Vu le décret n°92-1224 du 17 novembre 1992 relatif à la fixation des divers droits d’expédition et d’extraits authentiques des pièces conservées dans les dépôts d’archives publiques
- Vu la circulaire AD 90-6 du 14 septembre 1990 de M. le Directeur des Archives de France sur le règlement à l’usage des salles de lecture ;
- Vu l'avis de la Commission nationale de l'Informatique et des libertés du 24 mai 1993 ;
- Vu l’avis favorable du Comité Technique Paritaire du 24 février 2006 concernant la modification des horaires de la salle de lecture ;
Sur la proposition du Directeur des Archives départementales,
Arrête :
Admission des lecteurs
Article 1. Ouverture au public
La salle de lecture des Archives départementales des Hautes-Alpes est ouverte au public les lundi et mardi de 9h à 17h et du mercredi au vendredi de 9h à 12h et de 13h30 à 17h15.
La fermeture annuelle a lieu les deux dernières semaines de décembre.
Article 2. Inscription
Tout nouveau lecteur doit se faire inscrire, sur présentation d’un document officiel en cours de validité, comportant une photographie et délivrée par une autorité publique française ou étrangère. Les mineurs peuvent s’inscrire à condition d’être munis d’une autorisation parentale. L’inscription doit être renouvelée tous les ans. La carte est strictement personnelle.
Lors de l’inscription, il est demandé au lecteur de remplir une fiche de renseignements. Outre les données constitutives de l’identité du lecteur (nom, prénom, références de la pièce d’identité produite, domicile et éventuellement domicile temporaire), des informations complémentaires concernant sa profession et l’objet de ses recherches sont demandées. Ces données sont exclusivement destinées au fonctionnement interne du service et à des fins de statistiques. Conformément aux directives de la Commission Nationale Informatique et Libertés (CNIL), le lecteur a un droit d’accès aux renseignements fournis lors de son inscription.
Article 3. Accès à la salle de lecture
Les lecteurs doivent impérativement déposer dans les casiers individuels mis à leur disposition leurs manteaux, parapluies, sacs, sacs à main, cartables, serviettes, trousses, housses d’ordinateurs et d’appareils photographiques, etc.
Seuls sont autorisés en salle de lecture les crayons à papiers, feuilles volantes (éventuellement rassemblées dans une chemise transparente), cahiers, ordinateurs portables et appareils photographiques.
Les animaux ne sont pas admis, à l’exception des chiens d’aveugles.
Comme dans tous les lieux publics, il est interdit de fumer dans l’enceinte du bâtiment des Archives départementales. Il est interdit de consommer des aliments ou des boissons dans la salle de lecture.
S’agissant d’un espace collectif de travail, le silence est de rigueur dans la salle de lecture, ainsi qu’une tenue et un comportement corrects. Les téléphones portables doivent être éteints. La disposition du mobilier ne peut être modifiée.
COMMUNICATION DES DOCUMENTS
Article 4. Assistance à la recherche
Le personnel des Archives départementales ne se substitue pas au lecteur pour effectuer ses recherches, mais le guide dans la consultation des ouvrages, inventaires et fichiers disponibles en salle de lecture ; ceux-ci doivent être remis en place après usage par le lecteur.
Article 5. Demandes de documents
Le lecteur remplit, soit manuellement, soit par informatique, une fiche de demande pour chaque document demandé. Les demandes sont regroupées ; les levées ont lieu toutes les vingt minutes. Les lundi et mardi, les levées sont interrompues entre 12h et 13h30.
Il n’est communiqué qu’une liasse ou que deux registres à la fois, à retirer à la banque de salle. Un nouveau document n’est communiqué qu’après retour du précédent.
Article 6. Consultation
La communication est strictement personnelle. Un lecteur ne peut en aucun cas confier à un autre le document qui lui a été communiqué.
La consultation des documents est limitée à la salle de lecture ; il est interdit d’emporter des documents originaux dans la salle des microfilms et des données numérisées.
La communication est limitée à quinze documents par jour.
Lorsque le document a été microfilmé ou numérisé, la communication se fera sous cette forme. Quand un document est jugé trop fragile, sa communication peut être refusée. Seule la Direction se réserve d’apprécier les possibilités de dérogation à ces règles.
Article 7. Communicabilité des documents
Toute personne peut obtenir communication des documents conservés aux Archives départementales, dans le respect de la réglementation en vigueur sur la communicabilité des archives.
Si le lecteur souhaite consulter un document réglementairement incommunicable, il remplit un formulaire de demande de dérogation. Conformément à l’article L213-3 du Code du Patrimoine, la Direction des Archives de France statue ensuite sur la demande, après avis de la Direction des Archives départementales et de l’administration ayant produit le document.
Article 8. Usage des lecteurs de microfilms
et des postes d’accès aux données numérisées
Pour préserver les registres paroissiaux et d’état civil qu’elles ont mission de conserver, les Archives départementales ont microfilmé puis numérisé ces documents, désormais seulement consultables sous leur forme numérique ou photographique. D’autres fonds ont également fait l’objet de campagnes de reproduction.
Pour accéder aux lecteurs de microfilms ou aux postes informatiques, les lecteurs s’adressent au personnel de la salle de lecture, qui leur attribue une place. En cas d’affluence, la session de travail pourra être limitée à une heure et demie. Si tous les postes sont occupés, le lecteur peut s’inscrire sur une liste d’attente.
Article 9. Reproduction des documents
Dans certains cas, les documents peuvent être photocopiés. La photocopie, payante, est effectuée par le personnel des Archives, qui vérifie le bon état du document. Sont exclus de la photocopie tous les documents reliés, les plans cadastraux ainsi que les documents trop fragiles.
Les lecteurs peuvent réaliser des impressions à partir des postes informatiques. Ces impressions sont payantes.
Les lecteurs sont libres d’utiliser leur propre matériel photographique, sous réserve qu’il s’agisse de documents librement communicables ; l’usage du flash est strictement interdit. Ils peuvent demander au service photographique des Archives départementales d’effectuer la reproduction d’un document ; cette reproduction se fera dans un délai minimum de deux semaines.
L’utilisation à des fins de diffusion, d’exposition, de publication ou d’exploitation commerciale des reproduction réalisées par le service ou par le lecteur est soumise à l’autorisation écrite du Directeur des Archives départementales ainsi qu’à l’acquittement de droits de reproduction.
Article 10. Préservation des documents
Les archives sont des documents uniques. Il est nécessaire d’observer certaines règles afin que les générations suivantes puissent connaître le patrimoine parvenu jusqu’à nous.
La manipulation de tous les documents, y compris les inventaires et les usuels, doit se faire avec le plus grand soin. Il est interdit de s’y appuyer, de les prendre comme sous-main ou d’y faire des marques ou annotations.
Seul le crayon à papier est autorisé en salle de lecture.
Le classement des liasses ne doit pas être modifié. Si le lecteur remarque une anomalie, il doit en faire part au personnel des Archives, seul habilité à intervenir dans l’ordre des documents.
Article 11. Exécution du règlement
Le présent règlement est remis à tout nouveau lecteur. En le signant, il reconnaît en avoir pris connaissance et s’engage à en respecter les dispositions.
Le personnel de la salle de lecture a pour mission de le faire appliquer. Les lecteurs sont donc priés d'obtempérer à toute injonction ou consigne. Tout comportement irrespectueux envers le personnel, de même que tout manquement au présent règlement, entraînera une exclusion immédiate et le retrait temporaire ou définitif de la carte de lecteur.
Les dégradations ou vols de documents font l’objet de poursuites pénales prévues aux articles 322-2, 322-4, 322-13 et 433-4 du Code Pénal.
Le président du Conseil général
Auguste TRUPHEME
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